弱電行業浙江恒信達電子科技公司的工程項目管理OA系統案例分析

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 　公司介紹：

　　浙江恒信達電子科技有限公司的經營范圍是：電子產品的研發;建筑工程、電力工程、市政公用工程、通信工程、機電工程、電子與建筑智能化工程、消防設施工程、建筑裝修裝飾工程、城市及道路照明工程、計算機網絡工程、音響工程、學校電教弱電工程及其他弱電工程的設計、施工;承裝、承修、承試電力設施;家用電器、音響器材、辦公用品、五金交電、電工器材、機電設備、電子教學設備、計算機軟件及輔助設備的銷售;電器維修;飲水設備、水處理設備的銷售與租賃。(依法須經批準的項目，經相關部門批準后方可開展經營活動)。在浙江省，相近經營范圍的公司總注冊資本為79920萬元，主要資本集中在 1000-5000萬 和 100-1000萬 規模的企業中，共214家。

　管理現狀：

　　浙江恒信達科技的弱電集成/安裝企業的管理涉及面廣，因此管理的難點也較多，通常表現在以下方面：

　　1、售前跟進的項目較多，難以對這些潛在項目的跟進情況、狀態、竟爭情況、方案、投標報價、文檔等進行及時了解，以及實現售前費用的合理管控。

　　2、難以實現投標清單、合同清單、預算清單、采購清單的關聯處理，全程貫通。

　　3、維以實現對產品(設備)的序列號(機身號)進行采購、出庫、維修的全程跟綜。

　　4、難以實現跨區域機構的日常業務協同管理，實現分散經營、集中管理。

　　5、難以實現相關的合同、預算、采購變更引發的后續業務處理。

　　6、難以實現相關工作的預警，以降低經營風險。

　　7、難以很好的進行資金管理、成本管理、財務核算。

　　8、不能很好的快速整合相關部門的信息，工作效率低，工作質量不能保證。

　　9、不能很好的實現售后的全過程、全方位管理。

　　10、管理層難以及時了解到相關資訊用于科學決策。

　問題業務分析：

　　浙江恒信達的信息化目標是建立覆蓋整個企業的“綜合項目管理信息系統”。

　　1、弱電工程行業大多屬于項目型銷售，因此每個新的項目商機(線索)的管理非常重要，但目前很多弱電企業的商機都分散保存在業務人員手中，管理層不僅無法對商機進行集中管理、更無法及時了解到每個商機的跟進狀態，以對商機進行合理的斟選和跟進建議。對于投標類的大項目，更需要有好的全程化管理手段支持。

　　2、負責工程管理的人員很希望能及時了解到每個工程的全面情況，比如工程

　　度是否正常、人員安排是否合理、材料采購和領用是否正常、費用報銷是否在預算控制內、有哪些工程進度款該進行結算了等等。

　　3、如何能更好的進行材料預算和費用預算的編制及管控，達到預期利潤。

　　4、如何實現材料預算與采購計劃、合同、入庫、領用、結算的全程化、科學化管理。

　解決方案：

　　弱電工程項目管理軟件是泛普軟件針對弱電安裝企業研發的一款以項目為主線、建立成本中心、重點對供應鏈管理、計劃管理、合同管理、資金管理、分包管理、售后管理;同時系統集成了OA辦公、人事管理、行政管理;為企業提供一站式信息化解決方案，解決項目管理難題，提升項目管控能力。

　　系統采用純B/S架構可以幫助企業實現互聯網+，其嚴密的三級組織架構及安全體系可以滿足企業中遠期公司業務發展需求。系統采用先進的前臺技術，界面設計簡潔，員工操作簡便。

　　用戶還可以下載IOS及安卓客戶端實現企業互聯網+業務管理，實現施工管理新模式!

　　1、集團級的商業智能分析通過對計劃、合同、資金、預算、成本等大量數據進行抽取，可以將數據以更便捷的方式展現，從而為公司領導決策提供數據基礎。

　　2、更精密的成本控制體系通過PDCA的管理思想，系統以計劃為龍頭，建立項目成本中心，包括預算成本、計劃成本、實際成本的三級管理。

　　企業把勞務費用、分包費用、材料費用、機械費、管理費、提成費、稅金、保險費統統納入到實際成本核算體系之中，臨界預警、變更控制、超支限制三位一體，真正做到全面預算控制。

　　3、更精細的供應鏈管理項目型企業的供應鏈與制造企業相比，有著自身的特點，系統采用了計劃->采購->倉庫的三級管理模式。

　　計劃階段制定材料預算計劃進行總量控制實施階段制定物資需求計劃，根據總量制定分期的需求計劃采購階段建立合格供應商及考核機制，根據需求計劃根據合格供應商進行比價管理嚴格控制成本并以合同約束為條件建立物資采購合同及采購結算嚴格控制資金使用。

　　4、全面的合同管理系統以合同約束為條件進行合同的創建、發票、付款、結算同時以合同為基礎建立企業的營改增發票管理體系。合同管理分收入合同及支出合同，不同的合同類別通過權限進行管理。

　重點模塊：

　　項目投標：項目投標主要工作是制作標書，系統提供一個專門上傳標書附件的表單，可以通過流程讓不同的人將其制作標書的部分上傳上來，最終形成一個完整的標書。

　　項目立項：項目立項是整個項目的起點，銷售人員將通過各種渠道得到的招投標信息登記進系統里，并發起流程，讓公司管理層進行審議，審議通過的立項信息將作為下面招投標信息工作的依據。值得注意的是本系統將項目從立項開始就區分項目屬于自營項目還是聯營項目(掛靠項目)，兩種項目立項通過后將走兩條不同的項目管理路線，自營走工程施工管理路線，聯營走對業主工程收款和聯營方工程款借支(撥付)的路線。

　　項目合同：項目中標后會跟業主簽訂正式的項目施工合同，用戶將合同主要信息錄入系統，如項目名稱、合同金額、工期等。這些合同信息會被系統用于后期的項目管理，如項目收款。

　　分包管理：隨著專業分工的發展，分包在工程建設中起著重要的作用，系統提供了一套以分包合同為中心的分包解決方案，根據分包合同和施工進度進行成本的管控。

　　施工管理：系統將勞務的內部發包定義為施工管理，通過內部簽訂施工合同，根據施工進度進行勞務結算，實現勞務成本的管理和控制。

　　設備租賃管理：為了有效的統計項目的機械設備成本，無論是公司自有設備還是外部租賃設備，系統統一按照設備租賃來處理，不同的是公司自有設備只產生使用成本，不會產生財務的應付賬款。

　　質量安全管理：通過系統可以實現對項目上發生的質量安全情況及時的記錄和處理反饋，從而有效對項目的質量和安全進行管控。

　　進度管理：系統采用技術，項目進度可以很方便的進行編制和查看，使項目進度的管控變得更方便和直觀。

　　材料管理：工程施工過程中材料消耗成本占了項目成本的相當大的比重，加強材料管理就相當于控制了項目的一項重要成本，所以材料管理就成了項目管理的重要工作。材料管理目標概況為：按時、按質、按量保證工程施工的材料供給，即按照工程施工計劃進度供應物資，既不超量采購導致過度占用流動資金，也不因采購不足而造成停工待料，并保持合理庫存。做到需求有計劃，采購按計劃，供給有保障，資金不占用。

　應用效果：

　　實時掌握項目動態成本和即時利潤

　　在項目的任一時間點，都能實時掌握項目的最新成本狀態，而不用等到項目結束;再自動與設定的目標成本(預算)及項目收入進行橫向、縱向對比，控制利潤和預計毛利一目了然。在系統強大的核算分析功能之下，精細化管理(如：核算單臺設備的利潤)，已變成現實!

　　物流采購輕松配合項目進度

　　預計使用日期、采購到貨周期、采購申請日期、預計到貨日期、實際到貨日期等一系列設置，極大的方便了采購部與工程部門的溝通協調，也清晰的界定了各部門的責任。

　　1、建立起了公司級的管理平臺，可以滿足多機構、多項目的管理需求。

　　2、加強了項目的概預算和執行過程管控，使項目在開展過程更加客觀和可控、管理更加精細。

　　3、規范了項目管理體系，將管理制度固化在系統中，降低了人為因素的影響，管理規范自然而然融入到日常工作中，提高工作的規范性。

　　4、項目整個過程變的更加透明，管理者可以及時了解項目有關的各類信息(包括項目進展、合同、資金、風險、實時利潤等)。

　　5、加強了知識積累和考核管理，提高了工作積極性，并為更多項目的成功積累了經驗。

　　6、由于系統對成本、資金管理等進行了精細化管理，使的項目利潤更加可控，資金安排更加合理，企業竟爭力更強。